Veel werkgevers checken voor het inplannen van een sollicitatiegesprek vaak nog even de social media van de desbetreffende sollicitant. Op die manier krijgen ze een beter beeld van die persoon en weten ze beter met wie ze te maken hebben, waardoor het maken van een beslissing vaak makkelijker wordt gemaakt. Maar let op! Als werkgever mag je online alleen data van sollicitanten verzamelen die relevant zijn voor de functie. Ook de Autoriteit Persoonsgegevens heeft werkgevers gewaarschuwd: zij mogen de profielen van sollicitanten op social media in principe niet controleren. Dat staat in het rapport over Dataprocessing at Work, die door de Europese privacytoezichthouders is opgesteld (verenigd in de zogeheten Artikel 29-werkgroep).
De richtlijnen om sollicitanten te checken op social media
Veel werkgevers denken dat wanneer mensen vrijwillig hun profiel op openbaar hebben staan, ze ook minder geven om hun privacy en hier daardoor ook minder recht op hebben. Maar dat is niet waar. Werkgevers zullen nog hier nog steeds voorzichtig mee om moeten gaan. De Artikel 29-werkgroep is van mening dat, alleen omdat het socialmediaprofiel van een persoon publiekelijk beschikbaar is, recruiters die gegevens niet zomaar voor hun eigen doelen kunnen gebruiken. Hiervoor is een juridische grondslag nodig. Daarnaast moet u zich afvragen of het betreffende profiel voor zakelijke of privé-doeleinden wordt gebruikt. Dit is namelijk een belangrijke indicatie voor de wettelijke toelaatbaarheid van het onderzoek.Is het onderzoeken van de social media van de sollicitant noodzakelijk voor de functie?
De eerste vraag die u zichzelf als werkgever af moet vragen is: is het online verzamelen van informatie over kandidaten echt noodzakelijk voor de uitvoering van deze functie of niet? Vaak is dit namelijk niet het geval. Er zijn natuurlijk uitzonderingen als er bijvoorbeeld specifieke risico’s voor specifieke functies in het spel zijn. Alleen dan heeft de werkgever een juridische reden om toch op de social media van kandidaten te kijken.Laat voorafgaand weten dat u eventueel de social media zal checken
Wilt u het gedrag van uw sollicitant op social media toch van tevoren checken? Meld het dan vooraf door dit bijvoorbeeld in de vacaturetekst te vermelden. De kandidaten zijn op deze manier gewaarschuwd voordat ze eventueel besluiten om te solliciteren.Ook met toestemming van de sollicitant, zijn er strenge regels
Zelfs als de sollicitant toestemming geeft om diegene op social media verder te onderzoeken, bijvoorbeeld door vrienden op Facebook te worden of diegene te gaan volgen, mag een werkgever dat niet zomaar doen. Ook al lijkt dit op vrijwillige toestemming van de sollicitant, er hangt te veel voor diegene vanaf en daarom is het geen vrije toestemming zoals de privacywet eist.Verwijder alle gegevens
Waren de sollicitatiegesprekken geen succes of is er uiteindelijk voor een andere kandidaat gekozen? Dan moet u alle gegevens die tijdens het wervingsproces zijn verzameld direct verwijderen conform de sollicitatiecode van de NVP.Meer weten over de nieuwe AVG wet en alle bijkomende regels en taken voor uw organisatie? Klik dan hier. < TERUG