Met de komst van de AVG krijgen alle betrokkenen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen en worden zijn of haar rechten versterkt en uitgebreid. Uw organisatie is verplicht om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen hun rechten goed kunnen uitoefenen! Ga ten eerste eens na of alle huidige procedures voorzien zijn van alle rechten voor betrokkenen uit de AVG. Deze nieuwe rechten betreffen:
- Recht op informatie
- Recht van inzage
- Recht op rectificatie
- Recht op beperking van de verwerking
- Recht op overdraagbaarheid naar andere organisaties als zij dat wensen
- Recht van bezwaar
- Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde, individuele besluitvorming.
Zorg ervoor dat de betrokkenen ook daadwerkelijk hun rechten kunnen uitoefenen. Een eerste stap is het informeren van de betrokkenen. Een voorbeeld hiervan is een privacyverklaring op de website van uw organisatie. Zorg ervoor dat de informatie beknopt en helder wordt weergegeven en geen lange en moeilijke stukken tekst. Probeer het ook in begrijpelijke taal te schrijven, zonder gebruik van jargon.
Wees er daarnaast van bewust dat de rechten van de betrokkenen niet absoluut zijn. Als iemand zich beroept op het recht van verwijdering, hoeft u dit niet altijd te doen. Bijvoorbeeld een loonheffingsverklaring van de Belastingdienst bent u verplicht vijf jaar te bewaren en deze regel gaat vóór het recht op verwijdering. Laat de betrokkene op zo’n moment weten dat je zijn verzoek niet kan inwilligen en geef ook duidelijk aan waarom niet.
De manier hoe u deze procedures van rechten van betrokkenen in uw bedrijf toepast, is afhankelijk van het type bedrijf. U kunt bijvoorbeeld (bij zowel grote als kleinere organisaties) een e-mailadres aanmaken waar de betrokkenen hun vragen en opmerkingen kunnen stellen.
Weer weten over hoe u de AVG in de cultuur van uw organisatie kunt laten doordringen? Lees dan hier het laatste artikel 8. < TERUG