Corona crisis: 11 tips voor een goede videocall

In de huidige corona crisis is thuiswerken binnen een mum van tijd vanzelfsprekend geworden. Dat heeft een enorme impact op ieders manier van werken. Waar je eerst iedere maandagochtend teamoverleg had of gauw nog even een vraag kon stellen aan het bureau van je collega, gaat dat nu ineens niet meer. Of ja, niet offline. Daarom zijn we momenteel massaal aan het videobellen geslagen om goed contact te kunnen onderhouden met onze collega’s.

Videocall
Bij JAM maakten wij al langere tijd gebruik van online videobellen om zo bijvoorbeeld kennismakingsgesprekken te voeren met werkzoekende jongeren die nét te ver van ons kantoor in Eindhoven woonden. Omdat wij elk bedrijf in deze bijzondere tijd graag ondersteuning willen bieden in welke vorm dan ook, delen wij graag al onze tips om jouw videocall zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Gratis programma’s voor videobellen

• Google Hangouts Meet: Google Hangouts Meet is een gratis tool die iedereen kan gebruiken met een Google account (Gmail). Je maakt zeer eenvoudig een ‘omgeving’ aan en kunt iedereen uitnodigen door deze link te delen via een mail of WhatsApp berichtje. Als jouw gesprekspartner daar op klikt, kan het videobellen direct starten.

• Skype: Heb je geen Google account vanuit werk, dan is Skype een goede oplossing. Ook het gebruik van videobellen via Skype is gratis. Je moet echter wel een account aanmaken, evenals jouw gesprekspartner. Daarna spreekt het gebruik van dit eenvoudige platform voor zich.

Algemene tips voor videogesprekken tijdens de corona crisis

1.   Bij een online videogesprek is op tijd zijn nóg belangrijker dan wanneer je in real-life een afspraak hebt. Daar wordt een paar minuutjes te laat of te vroeg snel vergeven. Wanneer je een videogesprek hebt ingepland om 10:00 uur, zorg je dat je stipt 10:00 uur online bent zodat je collega’s niet op jou hoeven te wachten.

2.   Hoe makkelijk het is om je collega tijdens een vergadering te onderbreken, zo irritant is dat tijdens een online videogesprek. Tip: laat elkaar uitpraten, zoek naar een goed moment om de ander te onderbreken of schrijf het op en kom er later op terug.

3.   Bekijk goed waar je in huis gaat zitten. Zorg hierbij niet voor afleidend beeld en vermijd achtergrondgeluiden, zoals een blaffende hond of een malende espressomachine. Zoek een rustige ruimte op waar je niet gestoord kan worden. Let hierbij ook op het lichtinval. Ga bijvoorbeeld niet voor een raam zitten, want door het enorme tegenlicht ben jij niet meer goed zichtbaar. Zorg er altijd voor dat je gezicht gericht is naar het licht.

4.   Zorg voor een goede internetverbinding. Niets zo vervelend voor de ander als jouw beeld en geluid continu haakt. Een tip hierbij is om zoveel mogelijk gebruik te maken van je laptop en computer en zo min mogelijk van je telefoon. Videogesprekken via de telefoon zijn namelijk vaak van slechtere kwaliteit.

5.   Schrijf tijdens een videogesprek! Typen maakt te veel geluid en kan voor de ander als storend worden ervaren. Pak dus maar weer lekker ouderwets pen en papier bij de hand.

6.   Praat iets langzamer dan normaal en articuleer goed. Dan weet je zeker dat je goed verstaanbaar bent voor je gesprekspartner. Twijfel je of de ander je goed kan verstaan? Wees dan niet bang en vraag er gewoon naar.

Nog enkele tips voor een online vergadering

1.   Een goede voorbereiding is nu écht het halve werk. Zorg voor een duidelijke agenda aan het begin en een goede afsluiting met een samenvatting en een duidelijke to-do-list voor iedereen aan het eind.

2.   Wijs bij een grote groepscall (5+ personen) een gespreksleider aan om te voorkomen dat iedereen door elkaar heen praat en hierdoor niemand meer verstaanbaar wordt.

3.   Sluit tijdens je call je WhatsApp, mail of andere programma’s waarvan je meldingen met geluid ontvangt. Zorg er ook voor dat je telefoon even op stil staat. Elk extra geluidje zorgt voor afleiding en komt niet ten goede aan je gesprek.

Janneke van JAM
“Ik merk dat sommige mensen het heel spannend vinden om een videogesprek te voeren, zeker wanneer ze dit nog niet vaak hebben gedaan. Ik probeer altijd om in het begin het ijs te breken, bijvoorbeeld om het even over de huidige situatie te hebben. Dan creëer je direct een informele sfeer en kan je beoordelen hoe iemand in de omgang is.”

Merel van JAM

“Ben vooral duidelijk en geef het direct aan zodra de verbinding lijkt weg te vallen, bijvoorbeeld als het beeld of het geluid vasthangt. Durf ook aan te geven als iemand niet goed verstaanbaar is, in plaats van dat je mee-knikt met het gesprek en daarna niet weet wat iemand eigenlijk vertelde.”